立替経費の精算ルールの決め方｜従業員・役員の個人カード払いを会社の経費にする記録と証拠の残し方

「従業員が個人のカードで備品を買ってきた」「社長が出張先で個人カードで払った」「月末にまとめて精算しているけれど、どれが精算済みかわからなくなる」――立替経費の精算は、ルールがあいまいなまま続けると、精算漏れや二重精算が起きやすく、税務調査でも説明に困る原因になります。

結論からいうと、個人のカードで払った経費でも、会社の業務のための支出であることを証拠で示し、決めたルールどおりに精算していれば、会社の経費にできます。大切なのは、「何を・いつまでに・どの証拠をつけて・誰の承認で」精算するかを先に決めて、毎回同じ形で記録を残すことです。

この記事では、従業員や役員が立て替えた経費を精算するときのルールの決め方、残しておく証拠、仕訳、インボイスと電子帳簿保存法の注意点をわかりやすく解説します。ひとり社長が自分で立て替えた場合の基本的な仕訳は「個人のカードで会社の経費を払っちゃった…ひとり社長の正しい立替精算と仕訳」で解説していますので、あわせてご覧ください。

なお、税法の取扱いは改正されることがあります。本記事は執筆時点の情報をもとにしていますので、実際に処理する際は、国税庁などの最新情報を確認するようにしてください。

※本記事にはプロモーション（広告）が含まれています。

立替経費の精算があいまいになると起きること

立替経費のルールが決まっていないと、次のような問題が起きやすくなります。

精算漏れ：払ったのに経費に入っておらず、利益が多く計算されて税金を払いすぎる
二重精算：同じレシートで2回精算したり、会社のカードで払った分を立替として精算したりする
私用の混入：個人カードの明細に私用の買い物も混ざり、どれが会社の分か区別できない
金額の根拠がない：「だいたいこのくらい」でまとめて振り込むと、経費ではなく給与と見られるおそれがある
役員との貸し借りが膨らむ：役員の立替を精算しないまま放置すると、帳簿上の役員借入金が増え続ける

税務調査では、立替経費そのものよりも、「本当に会社の業務のための支出か」「精算の金額に根拠があるか」が見られます。ルールと証拠がそろっていれば、個人カード払いであることは問題になりません。

立替経費の精算ルールで決めておく6つのこと

従業員が少ない会社でも、次の6つは文書（立替経費精算規程や社内ルールのメモ）にしておくと、精算の判断がぶれません。

決めること	決め方の例
1. 立て替えてよい経費の範囲	消耗品、交通費、出張旅費、会議費など。10万円以上の物品や継続的な契約（サブスクなど）は、原則として会社のカード・請求書払いにする
2. 事前の承認が必要なもの	1回5万円以上、出張、接待（交際費）は事前に申請する
3. 精算の期限	支払った月の翌月10日までに申請。期限を過ぎたものは理由を書いて申請する
4. 添付する証拠	領収書・レシート（インボイス）、ネット購入は購入画面や領収書のデータ。カード明細だけでは不可
5. 承認する人	従業員の分は上長または社長。社長自身の分は、経理担当や顧問税理士のチェックを受ける
6. 支払い方法とタイミング	月1回、給与とは別に精算額を振り込む（給与と同じ日でも、明細は分ける）

ポイントは、「立て替えなくて済むものは立て替えない」ことです。サブスクや定期的な支払いは、会社のカードや口座振替に切り替えると、精算そのものが減ります。法人カードの選び方は「法人カードは何で選ぶ？」で解説しています。

立替経費精算書に書く項目

立替経費精算書には決まった様式はありません。Excelや経費精算アプリで、次の項目を1件ずつ記録すれば十分です。

項目	書く内容
支払日	カードの引き落とし日ではなく、実際に買った日（利用日）
支払先	店名・サービス名
内容・目的	何を、何のために買ったか（例：「〇〇社との打ち合わせ用の資料印刷」）
金額（税込）	領収書の金額
税率・登録番号の有無	10％／8％、インボイスかどうか（消費税を原則課税で計算している場合）
支払方法	個人カード、現金、電子マネーなど
証拠の番号	添付した領収書や画像ファイルの番号（データとの対応がわかるように）
申請者・承認者・承認日	誰が申請し、誰がいつ承認したか

接待や会議の飲食代は、参加者の氏名・人数・相手先も記録しておきましょう。交際費の判定や、1人あたり1万円以下の飲食費の特例に必要になります。

個人カード払いで残しておく証拠

原則は領収書・レシート

経費の証拠は、いつ・どこで・何を・いくらで買ったかがわかる領収書やレシートです。クレジットカードの利用明細は、支払った事実はわかっても「何を買ったか」がわからないため、明細だけでは証拠として不十分です。

私用と混ざったカード明細の扱い

個人カードの明細には私用の買い物も混ざります。精算するときは、会社の分だけを精算書に書き出し、それぞれに領収書をつけるのが基本です。カードの請求額全体を会社が払う形にすると、私用分は役員や従業員への貸付金や給与の問題になるため避けましょう。1枚のレシートに会社用と私用が混ざっている場合の処理は「事業用と私用が混ざったレシートはどう経費処理する？」をご覧ください。

領収書がもらえない支出

電車・バスの運賃や、慶弔のご祝儀・香典など、領収書が出ない支出は、出金伝票や精算書に日付・支払先・金額・目的を書いて記録します。交通費なら経路、慶弔費なら案内状や会葬礼状もあわせて保存しておくと、説明しやすくなります。

ネットで買った物は「データのまま」保存

従業員や役員が個人カードでネット購入し、領収書をメールやPDFで受け取った場合も、会社の取引であれば電子帳簿保存法の「電子取引」にあたります。印刷して紙で保存するだけでは足りず、データのまま会社で保存する必要があります。

従業員から、領収書のPDFや購入画面のスクリーンショットをデータで提出してもらう
ファイル名を「日付_取引先_金額」にするなど、検索できる形で保存する
データを修正・削除しないための事務処理規程を備え付ける

保存方法の詳細は「電子帳簿保存法の最低限の対応」や「メルカリで買った物を経費にするとき」で解説しています。

インボイス（消費税）の注意点

消費税を原則課税で計算している会社は、立替経費についても、原則としてインボイス（適格請求書・適格簡易請求書）の保存が仕入税額控除の条件です。

宛名のないレシート：小売店や飲食店などのレシート（適格簡易請求書）は宛名がなくてもよいため、そのまま保存すれば大丈夫です
従業員や役員の個人名が宛名の領収書：国税庁のインボイスQ&Aでは、立替金精算書などで会社の経費であることが明らかであれば、その領収書を保存することで仕入税額控除ができるとされています。宛名を指定できる場合は、会社名にしてもらうのが確実です
出張旅費・日当：従業員（役員を含む）に支給する出張旅費・宿泊費・日当のうち、その出張に通常必要と認められる部分は、帳簿の記載だけで仕入税額控除ができます（実費精算の場合も含みます）
公共交通機関の運賃：税込3万円未満の電車・バスなどの運賃は、帳簿の記載だけで仕入税額控除ができます
インボイスでない領収書：免税事業者のお店などの領収書は、経過措置で一定割合（2026年10月1日からは70％）を控除します。1万円未満なら少額特例が使える会社もあります

帳簿だけで控除できる場合でも、帳簿に「出張旅費等特例」などの特例の対象であることを書く必要があります。また、不正防止のため、社内では「近距離の電車・バス以外は領収書をもらう」とルールにしておくのが安全です。少額特例と経過措置は「インボイスの少額特例」と「インボイスの経過措置」で解説しています。

精算のお金が「給与」と見られないために

立替経費の精算で支払うお金は、本人が会社の代わりに払ったお金を返しているだけなので、給与ではなく、所得税もかかりません。ただし、次のような場合は、精算ではなく給与として扱われるおそれがあります。

領収書などの証拠がなく、金額の根拠を示せない
実際にかかった金額に関係なく、毎月決まった額を「経費精算」として渡している
使いみちを報告させずに渡しきりにしている（いわゆる渡し切り交際費）
業務に関係のない私的な支出を精算している

役員の場合、給与と認定されると、毎月同じ額の「定期同額給与」にあたらず、会社の損金にもならない可能性があります。精算は必ず1件ごとの証拠にもとづく実費で行いましょう。出張の日当のように、決まった額を支給したい場合は、旅費規程で基準を定めておく必要があります（「出張旅費と日当の税金の扱い」）。