メールで届いた請求書、印刷して保存はNG？ひとり社長の電子帳簿保存法・最低限の対応3つ

「電子帳簿保存法って、うちみたいな小さな会社にも関係あるの？」――答えは「はい、あります」です。

結論から言うと、メールやネットで受け取った請求書・領収書は、データのまま保存することがすべての会社に義務付けられています。ただし、ひとり社長のような小規模な会社には緩和措置があり、「データを残す」「ファイル名をそろえる」「事務処理規程を作る」の3つをやれば、最低限の対応ができます。

制度の全体像は電子帳簿保存法の基本の記事で解説しているので、この記事ではひとり社長が実際にやることに絞って説明します。

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ひとり社長にも「電子取引データの保存」は義務

結論：会社の規模に関係なく、電子データで受け取った取引の書類は、データのまま保存しなければなりません。

ひとり社長が日常的に受け取っている、次のようなものが対象です。

メールに添付されたPDFの請求書
Amazonなどのネット通販でダウンロードした領収書
クラウドサービスやサブスクの利用明細・領収書
キャッシュレス決済アプリの利用明細

これを電子取引といいます。つまり「紙を使わず、データでやりとりした取引」のことです。

個人事業主のころは、PDFを印刷して紙のファイルにとじていた方も多いでしょう。しかし今は、印刷しただけで元のデータを消してしまうのはNGです。紙を残すかどうかは自由ですが、データは必ず残す必要があります。

最低限の対応1：受け取ったデータを決まった場所に保存する

結論：パソコンやクラウドストレージに「電子取引」用のフォルダを作り、受け取ったPDFなどをそこに集めます。

おすすめは、事業年度ごと、月ごとにフォルダを分ける方法です。

電子取引＞ 2026年3月期＞ 2025年04月
電子取引＞ 2026年3月期＞ 2025年05月

ネット通販の領収書のように、サイトにログインしないと見られないものは、PDFでダウンロードして保存しておきましょう。サービスを解約すると見られなくなることがあるためです。

最低限の対応2：ファイル名を「日付_取引先_金額」でそろえる

結論：ファイル名のルールをそろえるだけで、「日付・取引先・金額で検索できる」という要件に対応できます。

電子取引データは、本来「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できる状態で保存する必要があります。専用のシステムがなくても、ファイル名を次のようにそろえれば対応できます。

書類	ファイル名の例
4月10日にA社から受け取った請求書55,000円	20250410_A社_55000.pdf
4月15日にAmazonで買った事務用品3,280円	20250415_Amazon_3280.pdf

なお、2事業年度前の売上高が5,000万円以下の会社で、税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられる場合は、この検索の要件が免除されます。年商1,000万円のひとり社長であれば、多くの場合この免除の対象です。それでも、自分で探しやすくするために、ファイル名のルールは決めておくのがおすすめです。

※検索要件の免除には条件があるため、詳しくは国税庁の資料で確認してください。

最低限の対応3：事務処理規程を作る

結論：データが改ざんされていないことを示すため、国税庁のひな形をもとに「事務処理規程」を作っておきます。

電子取引データには、「改ざんされていないこと（真実性）」を確保する要件もあります。タイムスタンプなどのシステムを使う方法もありますが、ひとり社長には、費用のかからない事務処理規程の作成がおすすめです。

事務処理規程とは、つまり「データを勝手に書き換えたり消したりしないためのルールを書いた社内文書」のことです。国税庁のWebサイトに法人向けのひな形があるので、会社名や担当者を書き換えるだけで作れます。ひとり社長の場合、責任者も担当者も自分になりますが、それでもかまいません。

会計ソフトとの連携で手間を減らす

結論：電子取引データを会計ソフトに取り込んで仕訳と紐づければ、保存と経理を同時に済ませられます。

たとえば、4月15日にネット通販で事務用品を法人カードで買い、PDFの領収書を保存した場合の仕訳です。

借方（科目）	金額	貸方（科目）	金額	ポイント・摘要
消耗品費	3,280	未払金（法人カード）	3,280	Amazon 事務用品（領収書PDF：20250415_Amazon_3280.pdf）

摘要にファイル名を書いておくと、仕訳から証拠のデータをすぐに探せます。電子帳簿保存法に対応したクラウド会計ソフトなら、PDFをアップロードして仕訳に添付するだけで、保存の要件を満たしやすくなります。

ファイル名のルールや保存場所を自分で管理するのが面倒な方は、こうしたクラウド会計ソフトの導入を検討してみてください。

代表的なサービスとして「マネーフォワードクラウド」と「freee会計」があります。無料で試せるプランが用意されていることも多いので、実際の画面を触って使いやすいほうを選ぶのがおすすめです。

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会計・請求書・経費精算などのサービスをまとめて提供しており、複数の業務を一つのシリーズで管理したい方に向いています。

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月にどれくらいの手間がかかる？

結論：ルールを決めてしまえば、月15〜30分程度の作業で対応できます。

作業	頻度	時間の目安
PDFのダウンロードと保存	受け取るたび（月10〜20件）	1件1分
ファイル名の変更	保存するとき	1件30秒
保存漏れのチェック	月1回	5分