出張旅費と日当の税金の扱い｜旅費規程を作るメリットと、実費精算との違い

「出張のたびに、電車代、ホテル代、食事代と領収書を集めて精算するのが手間」「日当を出す会社もあると聞くけれど、税金はどうなるの？」——出張の精算は、経理担当者にとっても出張する本人にとっても、地味に時間を取られる作業です。

出張旅費は、実際にかかった金額を精算する「実費精算」のほかに、旅費規程で決めた金額を支給する「定額支給」の方法があります。旅費規程に基づいて支給する日当や宿泊費は、通常必要と認められる範囲であれば、受け取る人には所得税がかからず、会社では経費になります。

この記事では、出張旅費と日当の税金の扱い、実費精算と旅費規程による定額支給の違い、旅費規程の作り方をわかりやすく解説します。

なお、税法の取扱いは改正されることがあります。本記事は執筆時点の情報をもとにしていますので、実際に導入する際は、国税庁などの最新情報を確認するようにしてください。

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出張旅費・日当の税金の扱い

受け取る人：通常必要な範囲なら非課税

役員や従業員が出張したときに会社から支給される交通費・宿泊費・日当は、その旅行に通常必要と認められる範囲であれば、所得税がかかりません（非課税）。給与ではないため、源泉徴収も不要です。

「通常必要な範囲」かどうかは、次のような点から判断されます。

支給額が、役員・従業員の全体を通じて、地位などに応じて適正なバランスが保たれているか
同業種・同規模の他社が支給している金額と比べて、相当な金額か

この範囲を超える部分や、出張の実態がないのに支給したものは、給与として課税されます。

社会保険料：旅費として支給する日当は対象外

出張旅費や、旅費規程に基づく出張の日当は、業務のための実費を補う性質のものとして、一般的に社会保険料の計算の対象となる報酬には含まれません。一方、出張の有無にかかわらず毎月定額で払う「手当」は報酬として扱われるため、注意が必要です。

会社：経費になる

会社が支給した出張旅費・日当は、旅費交通費として経費（損金）になります。ただし、通常必要な範囲を超えて給与とされた部分は、役員の場合は役員給与の扱いとなり、定期同額給与などの要件を満たさないと経費にならないおそれがあります（「役員報酬と定期同額給与のルール」参照）。

消費税：国内出張なら仕入税額控除の対象

国内出張で支給する旅費・宿泊費・日当は、通常必要な範囲であれば、消費税の課税仕入れとして仕入税額控除の対象になります。役員・従業員に支給する出張旅費等は、インボイスの保存がなくても、一定の事項を記載した帳簿の保存だけで控除できます（帳簿のみで控除できる取引については「インボイスの少額特例」の記事でも触れています）。

なお、海外出張の旅費・日当は、原則として課税仕入れにはなりません。海外出張の費用の考え方は「海外旅行の費用は経費になる？」の記事をご覧ください。

実費精算と旅費規程による定額支給の違い

項目	実費精算	旅費規程による定額支給
支給額	実際に払った金額	規程で決めた金額（宿泊費・日当など）
日当	出せない（食事代などを個別に精算するか、自己負担）	規程に基づき定額で出せる
領収書の管理	すべての支出について必要	定額部分は個々の領収書の確認を簡略化しやすい（出張の事実の記録は必要）
精算の手間	多い（1件ずつ確認）	少ない（日数と区分で計算）
受け取る人の税金	非課税	通常必要な範囲なら非課税（実費より多少多くても、規程の範囲内なら非課税）
注意点	私的な支出が混ざらないよう確認が必要	金額が高すぎると給与課税。規程どおりに運用する必要がある

実費精算は「使った分だけ払う」ので分かりやすい反面、出張が多い会社では精算の事務が重くなります。旅費規程を作って宿泊費や日当を定額にすれば、出張日数と区分（日帰り・宿泊など）だけで支給額が決まるため、精算の手間を大きく減らせます。

交通費は実費精算、宿泊費と日当は定額支給、というように組み合わせるのが一般的です。

旅費規程を作るメリット

精算がラクになる：定額部分は計算が簡単で、領収書の突き合わせが減る
日当を非課税で支給できる：出張中の食事代や雑費をまかなえ、出張する人の負担感が減る
判断がぶれない：「どこからが出張か」「グリーン車は使えるか」などがルール化され、精算のたびに迷わない
税務調査で説明しやすい：規程に基づく支給であることを示せる

規程がないまま日当を出すと、その支給が「通常必要な範囲」かどうかを説明しにくく、給与として課税されるおそれがあります。日当を出すなら、規程を作ってから支給を始めましょう。

旅費規程の作り方

盛り込む主な項目

項目	例
目的・対象者	役員および従業員が業務のため出張する場合に適用する
出張の定義	勤務地から片道〇km以上、または宿泊を伴う業務上の移動
交通費	原則として実費。最も経済的な経路による。新幹線の指定席は可、グリーン車は役員のみなど
宿泊費	1泊あたり役員〇円、従業員〇円（定額）または上限付きの実費
日当	日帰り〇円、宿泊〇円。役職ごとに設定。海外出張は別表
精算方法	出張報告書を提出し、帰着後〇日以内に精算する
仮払い	必要に応じて概算額を仮払いできる
施行日	〇年〇月〇日から施行