売掛金が回収できなくなったときの貸倒損失｜経費にできる要件と、できるケース・できないケース
「納品して請求書も送ったのに、取引先と連絡が取れなくなった」「何度督促しても入金がない。この売掛金、もう損として処理してしまっていいの？」——売掛金が回収できないのは、事業をしていればどこかで直面しうる悩みです。
回収できなくなった売掛金は、一定の要件を満たせば「貸倒損失」として経費（損金）にできます。ただし、「連絡が取れない」「回収できそうにない」というだけでは、貸倒損失として認められないことが多いのが注意点です。要件を満たさないまま経費にすると、税務調査で否認されるおそれがあります。
この記事では、貸倒損失を計上できる3つのパターンと、経費にできるケース・できないケース、音信不通の取引先に対してやっておきたいことを、わかりやすく解説します。
なお、税法や通達の取扱いは改正されることがあります。本記事は執筆時点の情報をもとにしていますので、実際に処理をする際は、国税庁などの最新情報を確認するようにしてください。
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貸倒損失とは？
貸倒損失とは、売掛金や貸付金などの債権が回収できなくなったときに、その金額を損失として処理するものです。売上として計上した売掛金は、入金がなくても、すでにその年（事業年度）の収入として税金の計算に含まれています。回収できないことが確定したのに何もしないと、受け取っていないお金に税金がかかったままになってしまいます。
そこで、一定の要件を満たした場合に、回収できなくなった金額を個人事業主は必要経費、法人は損金として計上できるようになっています。
ただし、貸倒損失は、計上する時期を自分で選んで利益を調整することに使われやすいため、税務上は「どんな場合に」「いつ」計上できるのかが、国税庁の通達で細かく決められています。
貸倒損失を計上できる3つのパターン
貸倒損失を計上できるのは、大きく分けて次の3つのパターンです（法人税基本通達9-6-1〜9-6-3。個人事業主にも、所得税基本通達で同様の取扱いがあります）。
| パターン | どんなときか | 計上できる金額 |
|---|---|---|
| ① 法律上の貸倒れ | 法的な手続きや債務免除によって、債権が切り捨てられたとき | 切り捨てられた金額 |
| ② 事実上の貸倒れ | 相手の資産状況や支払能力からみて、全額が回収できないことが明らかになったとき | 債権の全額 |
| ③ 形式上の貸倒れ | 継続的な取引をしていた相手との取引を停止してから1年以上、支払いがないときなど | 売掛金の額から1円（備忘価額）を残した金額 |
① 法律上の貸倒れ（債権が切り捨てられた場合）
次のような事実によって、債権の全部または一部が法的に切り捨てられた場合は、その切り捨てられた金額を、その事実が発生した年（事業年度）に貸倒損失として計上します。
- 会社更生法の更生計画の認可決定
- 民事再生法の再生計画の認可決定
- 会社法の特別清算に係る協定の認可決定
- 債権者集会の協議決定など、合理的な基準で債権が切り捨てられた場合
- 相手の債務超過の状態が相当期間続いていて、弁済を受けられないと認められる場合に、書面で債務免除をしたとき
このパターンは、経理処理をしたかどうかにかかわらず、事実が発生した年に損失となります。計上を忘れて翌年以降に回すことはできないので注意しましょう。
なお、「破産手続の開始決定」があっただけでは、まだ債権は切り捨てられていません。破産の場合は、配当の見込みがないことが明らかになったときや、破産手続が終結したときなどに、②の事実上の貸倒れとして処理するのが一般的です。
② 事実上の貸倒れ（全額が回収できないことが明らかな場合）
相手の資産状況や支払能力などからみて、債権の全額が回収できないことが明らかになった場合は、その年（事業年度）に、債権の全額を貸倒損失として計上できます。
- 全額が回収できないことが条件。「半分くらいは回収できないだろう」という一部だけの計上は認められない
- 担保物がある場合は、担保物を処分した後でなければ計上できない
- 法人の場合は、損金経理（決算で費用として処理すること）が必要
「全額回収できないことが明らか」とは、たとえば、相手が事業を廃止して財産がまったくない、死亡や行方不明で財産もなく回収の見込みがない、といった状態です。「回収が難しそう」という程度では足りない点が、このパターンのハードルです。
③ 形式上の貸倒れ（取引停止後1年以上経過した場合）
継続的な取引をしていた相手の資産状況や支払能力が悪化して、取引を停止した時（最後の弁済期や最後の入金の時がそれより後なら、その時）から1年以上経過した場合は、売掛金から1円（備忘価額）を差し引いた金額を貸倒損失として計上できます。
- 対象は売掛金などの売掛債権だけ。貸付金は対象外
- 継続的な取引をしていた相手であることが前提。1回限りの取引で生じた売掛金は、原則として対象外
- 担保物がある場合は対象外
- 帳簿に1円を残しておく（備忘価額）
- 法人の場合は、損金経理が必要
このほか、同じ地域の取引先に対する売掛金の合計額が、取立てにかかる旅費などの費用に満たない場合に、督促をしても支払いがないときも、同様に備忘価額を残して計上できます。
「1円を残す」のは、債権そのものはまだ法的に消えていないためです。後から支払いがあった場合に、帳簿上で把握できるようにしておく意味があります。
貸倒損失にできるケース・できないケース
| ケース | 貸倒損失にできる？ | 理由・ポイント |
|---|---|---|
| 取引先が民事再生し、再生計画の認可決定で債権の8割が切り捨てられた | できる（8割分） | ①法律上の貸倒れ。認可決定のあった年に計上する |
| 取引先が破産し、配当がないまま破産手続が終結した | できる | ②事実上の貸倒れとして全額を計上 |
| 継続取引していた取引先が支払いを止め、取引停止から1年以上入金がない | できる（1円を残す） | ③形式上の貸倒れ。売掛金に限る |
| 取引先と連絡が取れなくなったばかり | 原則できない | 回収できないことが「明らか」とまでは言えない。督促などの記録を残しつつ、要件を満たすのを待つ |
| 取引先は普通に営業を続けているが、支払ってくれない | 原則できない | 支払能力があるとみられるため。法的手段での回収を検討する |
| 回収の見込みが一部だけないので、その分だけ計上したい | できない（②の場合） | 事実上の貸倒れは全額が回収できない場合に限られる |
| 1回限りの取引の売掛金が、1年以上未回収 | 原則③は使えない | 形式上の貸倒れは継続取引が前提。①②の要件を満たすか検討する |
| 相手は業績が良いのに、付き合いで債権を放棄した | できない | 経済的な合理性のない債務免除は、貸倒損失ではなく寄附金（法人）などとして扱われるおそれがある |
| 友人・親族に個人的に貸したお金が返ってこない | できない | 事業に関係のない貸付金は、事業の経費にならない |
取引先が音信不通になったときにやるべきこと
取引先と連絡が取れなくなっても、すぐに貸倒損失にできるとは限りません。後で「回収のために手を尽くしたが、回収できなかった」ことを説明できるよう、次のような対応と記録を残しておきましょう。
- 督促の記録を残す：メール、電話、書面での督促の日時と内容を記録する。メールや書面は保存しておく
- 内容証明郵便で請求する：送った事実と内容が証明できる形で、支払いを請求する。宛先不明で戻ってきた場合も、その郵便物は保管する
- 相手の状況を確認する：事務所や店舗の様子を確認する、法人であれば登記事項証明書を取って、解散や移転の有無などを確認する
- 法的手段を検討する：支払督促や少額訴訟（60万円以下の金銭の支払いを求める場合）など、比較的手軽な手続きもある。費用と回収の見込みを比べて判断する
- 倒産の情報を確認する：破産や民事再生の手続きが始まっている場合は、裁判所や管財人から通知が届くことがある。届いた書類はすべて保管する
こうした記録は、②事実上の貸倒れを判断するときや、税務調査で計上の理由を説明するときの大切な証拠になります。
債務免除の通知をする方法もある
相手の債務超過の状態が相当期間続いていて、支払いを受けられる見込みがない場合は、書面で債務免除を通知することで、①法律上の貸倒れとして計上する方法もあります。送った日付と内容を証明できるよう、内容証明郵便で送るのが一般的です。
ただし、相手が債務超過ではないのに債務免除をすると、貸倒損失ではなく寄附金などとして扱われるおそれがあります。相手の状況がわかる資料がない場合は、慎重に判断しましょう。
貸倒損失の仕訳例
ここでは、消費税の課税事業者が、税込110,000円（うち消費税10,000円）の売掛金を貸倒損失として処理する場合の仕訳を紹介します。
①②の場合（全額を計上する）
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 貸倒損失 | 100,000 | 売掛金 | 110,000 |
| 仮受消費税等 | 10,000 |
※税抜経理の場合の例です。税込経理の場合は「貸倒損失 110,000／売掛金 110,000」とし、会計ソフトでは税区分を「課税売上の貸倒れ」などに設定します。
③形式上の貸倒れの場合（1円を残す）
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 貸倒損失 | 99,999 | 売掛金 | 109,999 |
| 仮受消費税等 | 10,000 |
※備忘価額の1円と消費税額の分け方は、会計ソフトの仕様や処理方法によって異なる場合があります。
貸倒れた売掛金の消費税も取り戻せる
消費税の課税事業者は、売上を計上したときに、売掛金に含まれる消費税も納めています。そのため、売掛金が貸倒れになった場合は、貸倒れになった金額に含まれる消費税額を、その年（課税期間）の消費税額から控除できます（貸倒れに係る消費税額の控除）。この控除を受けるには、貸倒れの事実を証明する書類の保存が必要です。
なお、免税事業者だった期間の売上に係る売掛金が貸倒れになった場合は、この控除の対象になりません。
貸倒れ処理した後に回収できた場合
貸倒損失として処理した売掛金が、後から回収できることもあります。その場合は、回収できた年（事業年度）に「償却債権取立益」などの勘定科目で収入として計上します。消費税の課税事業者は、回収した金額に含まれる消費税額を、その年の消費税額に加算します。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 普通預金 | 110,000 | 償却債権取立益 | 100,000 |
| 仮受消費税等 | 10,000 |
回収不能に備える「貸倒引当金」
貸倒損失は、回収できないことが確定した後の処理です。これとは別に、将来の貸倒れに備えて、あらかじめ一定額を経費にしておける「貸倒引当金」という仕組みもあります。
- 個人事業主：青色申告をしている場合、年末の売掛金などの合計額に一定の割合をかけた金額を、貸倒引当金として必要経費にできる（一括評価）
- 法人：資本金1億円以下の中小法人などは、期末の売掛金などに、業種ごとに決められた繰入率などをかけた金額を、貸倒引当金として損金にできる
貸倒引当金は、翌年（翌事業年度）に戻し入れて収入に計上する仕組みなので、税金がなくなるわけではなく、タイミングをずらす効果があります。繰入率などは改正されることがあるため、利用する際は最新のルールを確認しましょう。
売掛金の管理をラクにするなら
貸倒れを防ぐいちばんの方法は、入金の遅れに早く気づくことです。会計ソフトを使えば、請求書の発行から入金の消し込み、未入金の売掛金の確認までまとめて管理できるので、督促のタイミングを逃しにくくなります。
代表的なサービスとして「マネーフォワード クラウド」と「freee会計」があります。無料で試せるプランが用意されていることも多いので、実際の画面を触って使いやすいほうを選ぶのがおすすめです。
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まとめ
- 回収できなくなった売掛金は、要件を満たせば貸倒損失として経費（損金）にできる
- 計上できるのは、①法律上の貸倒れ（債権の切り捨て）、②事実上の貸倒れ（全額回収不能が明らか）、③形式上の貸倒れ（継続取引の停止から1年以上）の3パターン
- 「音信不通になった」「回収が難しそう」だけでは、原則として貸倒損失にできない
- 事実上の貸倒れは全額が対象。一部だけの計上は不可。形式上の貸倒れは1円を残し、売掛金で継続取引の場合に限る
- 相手に支払能力があるのに債権を放棄すると、寄附金などとして扱われるおそれがある
- 督促の記録、内容証明郵便、相手の状況の確認など、回収のために手を尽くした証拠を残しておく
- 課税事業者は、貸倒れた売掛金の消費税額も控除できる。後で回収できたら償却債権取立益として計上する
- 税法や通達の取扱いは改正されることがあるため、処理の時点で最新のルールを確認する
売掛金が回収できないとき、焦ってすぐに損失にしてしまうのではなく、まずは回収の努力と記録を残すことが大切です。金額が大きい場合や判断に迷う場合は、税理士や弁護士に相談しましょう。
※本記事は2026年11月時点の税法・制度の情報をもとに作成しています。税法や通達の取扱いは改正されることがあるため、実際に処理をする際は国税庁などの最新情報を確認し、個別の判断については税理士等の専門家にご確認ください。
