家賃の滞納・退去トラブル時の経理と対応｜未収家賃の扱い、回収できないときの税金と、保証会社を使う判断

「今月の家賃が入金されていない」「何か月も滞納が続いたまま退去してしまった」――家賃の滞納は、賃貸経営をしていると避けて通れないトラブルの一つです。入居者への対応と同時に、入金されていない家賃を帳簿でどう扱うか、保証会社に頼るべきかで迷う方も多いと思います。

結論からいうと、滞納している家賃も、原則として契約上の支払日が来た時点で収入に計上し、「未収家賃」として管理します。回収できないことが確定したら、事業的規模の大家さんは貸倒損失として経費に、事業的規模でない大家さんは、収入に計上した年の所得から差し引く手続き（更正の請求）をします。保証会社は、滞納時に家賃を立て替えてもらえる一方で、滞納の報告期限など契約の条件を守らないと保証されないことがあるため、契約内容の確認が欠かせません。

この記事では、家賃の滞納が起きたときの対応の流れ、未収家賃の経理処理、回収できなかったときの税金の扱い、保証会社を使うかどうかの判断のポイントをわかりやすく解説します。

なお、法令や税法の取扱いは改正されることがあります。本記事は執筆時点の情報をもとにしていますので、実際に対応する際は、最新の情報を確認し、必要に応じて弁護士や税理士にご相談ください。

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家賃の滞納が起きたときの対応の流れ

時期の目安	対応
支払日から数日	入金の確認。管理会社経由の場合は、管理会社に状況を確認する。入居者に電話・メールで連絡し、うっかり忘れかどうかを確かめる
1〜2週間	書面で督促する。支払いの予定日を確認し、記録を残す。保証会社を利用している場合は、契約で決められた期限までに滞納を報告する
1か月〜	連帯保証人への連絡。分割払いの相談に応じる場合は、合意の内容を書面にする
2〜3か月	内容証明郵便で、期限までに支払わなければ契約を解除する旨を通知する
3か月程度〜	契約の解除と、明渡しの請求。話し合いで解決しない場合は、支払督促・少額訴訟（60万円以下の請求）・明渡し訴訟などの法的手続きを検討する

賃貸借契約は、1か月程度の滞納ですぐに解除できるわけではなく、裁判では、貸主と借主の信頼関係が壊れたといえるかが重視されます。一般に、3か月程度の滞納が一つの目安とされています。

やってはいけない対応

滞納が続いていても、貸主が勝手に部屋の鍵を交換する、荷物を運び出す、深夜や勤務先にしつこく督促するといった行為は、違法な「自力救済」とされ、逆に損害賠償を請求されるおそれがあります。明渡しは、話し合いによる合意か、裁判の手続きを通じて行いましょう。

未収家賃の経理処理

滞納していても収入に計上する

不動産所得の家賃は、原則として契約で決められた支払日の年の収入になります。実際に入金されていなくても、支払日が来た家賃は収入に計上し、入金されていない分は「未収家賃」（または未収入金）として記録します。

例1：12月分の家賃6万円（支払日は12月末）が、年末までに入金されなかった

借方	金額	貸方	金額
未収家賃	60,000円	賃貸料（家賃収入）	60,000円

例2：翌年1月に、滞納分6万円が入金された

借方	金額	貸方	金額
普通預金	60,000円	未収家賃	60,000円

入金されたときに、もう一度収入に計上しないよう注意しましょう。入居者ごとに未収家賃の残高を管理し、年末に、管理会社の明細や入金の記録と照らし合わせておくと、計上漏れや二重計上を防げます。

遅延損害金を受け取った場合

契約にもとづく遅延損害金（延滞金）を受け取った場合は、家賃とは分けて、不動産所得の収入（雑収入など）として計上します。

保証会社が立て替えたときの処理

家賃保証会社を利用している場合、滞納を報告すると、保証会社が家賃を立て替えて支払ってくれます（代位弁済）。その後、入居者への請求は保証会社が行います。

例3：保証会社から、滞納していた家賃6万円の立替払いを受けた

借方	金額	貸方	金額
普通預金	60,000円	未収家賃	60,000円

家賃はすでに収入に計上しているため、保証会社からの入金は未収家賃の回収として処理します。新たな収入にはなりません。

退去時に敷金で精算する場合

滞納したまま入居者が退去した場合、預かっている敷金から未収家賃を差し引いて精算することが一般的です。

例4：未収家賃18万円、預り敷金12万円の入居者が退去し、敷金を全額未収家賃に充てた

借方	金額	貸方	金額
預り敷金	120,000円	未収家賃	120,000円

残りの未収家賃6万円は、引き続き入居者（や連帯保証人）に請求します。敷金から原状回復費用も差し引く場合の処理は「賃貸経営の敷金・礼金と原状回復費用の税務処理」をご覧ください。

回収できなかったときの税金の扱い

督促や法的手続きを尽くしても回収できない場合、収入に計上していた未収家賃は、税金の計算上どう扱うのでしょうか。個人の大家さんは、不動産の貸付けが事業的規模かどうかで扱いが大きく変わります。

区分	扱い
事業的規模（おおむね5棟10室以上）の個人	回収できないことが確定した年の必要経費（貸倒損失）にする
事業的規模でない個人	経費にはならない。代わりに、その家賃を収入に計上した年の所得から、回収できなかった分を差し引く（所得税法64条1項）。すでに申告済みの年については、回収できないことが確定した日の翌日から2か月以内に「更正の請求」をする
法人	回収できないことが確定した事業年度の損金（貸倒損失）にする

事業的規模でない場合、差し引ける金額には上限があり、たとえば、その年の不動産所得がもともと赤字だった場合などは、差し引ける金額が生じないこともあります（国税庁の質疑応答事例）。事業的規模の判定は「不動産所得で青色申告の特典をフルに使う条件」で解説しています。

「回収できない」と認められるのはいつか

貸倒れとして扱えるのは、単に「払ってもらえない」だけでなく、回収できないことが客観的に明らかになったときです。主に次のような場合があります。

法律上の貸倒れ：入居者の破産手続きなどで債権が切り捨てられた場合や、相手の資力がなく、書面で債権を放棄（免除）した場合
事実上の貸倒れ：相手の資産状況や支払能力から、全額を回収できないことが明らかになった場合（敷金や保証で回収できる見込みがある部分は除く）

入居者の行方がわからない、連絡がとれないといった事情だけでは、すぐに貸倒れと認められるとは限りません。督促の記録、内容証明郵便、法的手続きの経過などを残しておくことが、貸倒れの判断の根拠になります。判断に迷う場合は、税理士に相談しましょう。

例5：事業的規模の大家さんが、残りの未収家賃6万円の回収不能が確定し、貸倒損失とした

借方	金額	貸方	金額
貸倒損失	60,000円	未収家賃	60,000円

消費税の扱い

住宅の家賃は消費税が非課税のため、住宅の家賃の貸倒れで消費税の調整は必要ありません。店舗や事務所の家賃（課税）を回収できなかった課税事業者は、貸倒れになった家賃に含まれる消費税を、その課税期間の消費税額から差し引くことができます。

保証会社を使うかどうかの判断

家賃保証会社と連帯保証人の違い

項目	家賃保証会社	個人の連帯保証人
滞納時の支払い	報告すれば、契約の範囲で立て替えてもらえる	請求して支払ってもらう必要がある。高齢化や資力不足で回収できないこともある
督促の手間	立替後は保証会社が入居者に請求する	貸主（管理会社）が保証人に連絡・請求する
費用	保証料は入居者の負担が一般的（契約時に家賃の数十％〜1か月分程度、毎年の更新料など）。オーナーの負担がある商品もある	なし
注意点	報告期限・保証の上限・対象になる費用など、契約の条件がある	2020年4月以降の契約では、保証の上限額（極度額）を定めないと保証契約が無効になる

2020年4月の民法改正で、個人が賃貸借契約の連帯保証人になる場合は、保証する金額の上限（極度額）を書面で定めることが必要になりました。極度額の定めがない保証契約は無効になるため、連帯保証人をつける場合は、契約書の内容を確認しましょう。こうした事情もあり、最近は家賃保証会社の利用が一般的になっています。

保証会社の契約で確認すること

滞納の報告期限：滞納が発生してから何日以内に報告すればよいか。期限を過ぎると保証されないことがある
保証の上限：家賃の何か月分まで保証されるか
保証の対象：家賃・共益費のほか、原状回復費用、明渡し訴訟の費用、残置物の撤去費用などが含まれるか
オーナーの費用負担：オーナーが保証料や事務手数料を負担する商品か
保証会社の信用：保証会社が経営破綻すると、保証を受けられなくなるリスクがある。実績のある会社か、国土交通省の家賃債務保証業者の登録を受けているか

判断のポイント

入居の条件として保証会社の利用を必須にすると、滞納のリスクを大きく減らせる一方で、入居者の初期費用が増え、審査に通らない人もいるため、入居者の間口は狭くなります。物件の家賃の水準、入居者の層、空室の状況、自分で督促に対応できるかどうかを考えて判断しましょう。管理会社を通している場合は、管理会社が提携している保証会社の条件も確認しておくと安心です（「賃貸管理会社との付き合い方」）。