個人のカードで会社の経費を払っちゃった…そのままで大丈夫？ひとり社長の正しい立替精算と仕訳

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「法人カードがまだ届いていないから、とりあえず自分のカードで払っておいた」「ネットで買い物するとき、つい個人のカードを選んでしまう」――ひとり社長なら、一度は経験があるのではないでしょうか。

結論から言うと、個人のカードで会社の経費を払っても問題ありません。ただし、会社と社長の間で「誰が誰にいくら借りているか」をきちんと記録し、月に1回まとめて精算することが条件です。この記事では、正しい仕訳と精算の手順を、具体的な数字で解説します。

個人カードで払った経費は「会社が社長に借りているお金」として記録する

結論：個人カードで払った経費は、会社の経費として計上し、同時に「会社が社長に返すべきお金」として記録します。

社長が個人のカードで会社の文房具を買った場合、お金の流れはこうなります。

買った文房具は会社のもの → 会社の経費
お金を出したのは社長個人 → 会社は社長にそのお金を返す義務がある

この「会社が社長に返すべきお金」を、会計では未払金（みばらいきん）という科目で記録します。つまり「まだ払っていない会社のツケ」ということです。あとで会社の口座から社長の口座へ振り込めば、ツケは解消されます。

なお、精算で社長が受け取るお金は「立て替えたお金が戻ってきただけ」なので、給料ではなく、所得税もかかりません。

具体的な仕訳は3パターンだけ覚えればOK

結論：「買ったとき」「精算したとき」の2つの仕訳が基本で、あとは「やってはいけない逆パターン」を知っておけば十分です。

パターン1：個人カードで経費を払ったとき

例として、4月中に社長が個人のカードで次の2つを支払ったとします。

4月10日：仕事で使う書籍 3,300円
4月15日：デザインツールの月額利用料 11,000円

借方（科目）	金額	貸方（科目）	金額	ポイント・摘要
新聞図書費	3,300	未払金	3,300	4/10 書籍代（社長個人カードで立替）
支払手数料	11,000	未払金	11,000	4/15 デザインツール利用料（社長個人カードで立替）

日付はカードの引き落とし日ではなく、買った日（利用日）で記録します。摘要に「社長立替」と書いておくと、あとで精算漏れを見つけやすくなります。

パターン2：月末に会社から社長へ精算したとき

4月30日に、会社の口座から社長個人の口座へ合計14,300円を振り込みます。

借方（科目）	金額	貸方（科目）	金額	ポイント・摘要
未払金	14,300	普通預金	14,300	4月分立替経費精算（社長へ振込）

これで未払金はゼロになり、「会社のツケ」がきれいに解消されます。

パターン3（NG）：会社の口座から社長の個人カード代を引き落としている

手間を省こうとして、社長個人のカードの引き落とし口座を会社の口座にしてしまうケースがあります。これは避けてください。カードの請求には私的な買い物も混ざるため、私用分は次のように処理することになります。

借方（科目）	金額	貸方（科目）	金額	ポイント・摘要
役員貸付金	50,000	普通預金	50,000	社長個人カードの私用分を会社口座から支払い（NG例）

役員貸付金とは、つまり「社長が会社からお金を借りている状態」のことです。残高が大きくなると、利息を計上する必要が出てきたり、銀行から融資の審査で厳しく見られたりします。会社の口座から出ていくのは、会社の経費と精算金だけにしましょう。

個人事業主時代のクセが一番の落とし穴

結論：法人には「事業主貸・事業主借」がないため、個人事業主時代のように「どっちの財布から払っても最後は同じ」とはなりません。

個人事業主のときは、事業用の口座から生活費を払っても「事業主貸」、個人のお金で経費を払っても「事業主借」で処理すれば済みました。事業もお金もすべて自分のものだったからです。

しかし法人は、社長とは別の「人格」です。会社のお金は社長のお金ではありません。そのため、次のような行動は法人ではNGになります。

立て替えたまま精算しない：未払金（または役員借入金）が何年も残り続け、帳簿と実態がずれていきます。
「どうせ自分の会社だから」と経費計上自体を忘れる：払ったのに経費にしていないため、払わなくてよい税金を払うことになります。
精算額を「キリのいい金額」で適当に振り込む：金額の根拠がないと、税務調査で給料（役員報酬）扱いされるおそれがあります。

精算漏れは年8万円前後の「払いすぎ」につながる

結論：立替経費を記録し忘れると、その分だけ利益が大きく計算され、本来払わなくてよい税金を払うことになります。

年商1,000万円のひとり社長が、毎月3万円ほどを個人カードで立て替えているケースで考えてみましょう。

項目	金額
月の立替経費	30,000円
年間の立替経費	360,000円
すべて計上し忘れた場合に増える利益	360,000円
増える税金（実効税率を約22%と仮定）	約79,000円

※資本金1億円以下の中小法人の場合、所得800万円以下の部分の実効税率は、標準税率で計算すると約21〜23%です。自治体によって若干異なります。

さらに、精算していないと社長個人は36万円を「会社に貸しっぱなし」の状態です。きちんと精算すれば、この36万円は税金がかからずに社長の手元に戻ってきます。記録と精算は、手取りを守るための作業でもあるのです。

月1回の「立替経費精算書」で証拠を残す

結論：ひとり社長でも、立替経費精算書を1枚作って領収書と一緒に保存しておけば、税務調査で困りません。

立替経費精算書とは、つまり「社長が会社の代わりに払ったものの一覧表」です。決まった様式はなく、Excelやスプレッドシートで次の項目を並べれば十分です。

日付	支払先	内容・目的	金額	支払方法
4/10	〇〇書店	書籍（Web集客の参考書）	3,300	個人カード
4/15	〇〇デザイン	デザインツール月額利用料	11,000	個人カード
合計			14,300	4/30 社長口座へ振込

保存するときのポイントは次の3つです。

領収書・レシートは必ず残す：カードの利用明細だけでは「何を買ったか」がわからず、証拠として不十分です。消費税の計算（仕入税額控除）のためにも、インボイス（登録番号が入った領収書）を保存しましょう。
メールやWebで受け取った領収書はデータのまま保存：電子帳簿保存法により、ネットで買った領収書を印刷して原本データを消すのはNGです。
宛名はできるだけ会社名で：宛名書きの領収書をもらうときは、社長個人名ではなく会社名にしておくと、会社の経費であることが明確になります。社長個人の名前が宛名の領収書（インボイス）でも、立替経費精算書とあわせて保存しておけば、消費税の仕入税額控除の対象にできます。宛名のないレシートは、そのまま保存すれば大丈夫です。